Polityka przetwarzania danych osobowych

 

 

POLITYKA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

w Agencji Handlowej "BOLL" Wojciech Dalewski Spółka jawna

 

 

 

DEFINICJE

Administrator danych (zwany dalej Administratorem) Agencja Handlowa ,,BOLL” Wojciech Dalewski Spółka jawna z siedzibą w Zielonej Górze przy ul. Chemicznej 3, 65-713 Zielona Góra; e-mail boll@boll.com.pl;

BOLL - Agencja Handlowa ,,BOLL” Wojciech Dalewski Spółka jawna z siedzibą w Zielonej Górze;

dane osobowe - wszystkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej poprzez jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej, w tym imię i nazwisko, adres mailowy, numer telefonu, adres;

ochrona danych osobowych (ODO) - ochrona danych osobowych w Agencji Handlowej ,,BOLL” Wojciech Dalewski Spółka jawna;

RODO - rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 7 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz.UE.L Nr 119, str. 1).

 

ZAKRES ZASTOSOWANIA

Niniejsza Polityka przetwarzania danych osobowych odnosi się do przetwarzania danych osobowych przez

Agencję Handlową ,,BOLL” Wojciech Dalewski Spółka jawna , jako Administratora danych. Administrator przetwarza dane osobowe następujących osób:

  • osób kontaktujących się drogą e-mailową, listowną;
  • kontrahentów - osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, osób reprezentujących kontrahenta, pracowników i współpracowników kontrahenta;
  • osób kontaktujących się drogą telefoniczną.

Przetwarzanie danych użytkowników strony www.boll.pl (w tym osób kontaktujących się przez formularz kontaktowy zamieszczony na stronie internetowej), zostało uregulowane w Polityce prywatności oraz Polityce prywatności plików cookies.

 

CELE ORAZ PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA DANYCH PRZEZ ADMINISTRATORA

Przetwarzanie danych osób kontaktujących się z BOLL (e-mailowo, listownie)

W przypadku kierowania do Administratora korespondencji e-mailowej lub drogą tradycyjną, niezwiązanej z usługami świadczonymi na rzecz nadawcy lub inną zawartą z nim umową, dane osobowe zawarte w tej korespondencji są przetwarzane wyłącznie w celu komunikacji i załatwienia sprawy, której dotyczy ta korespondencja. W takim wypadku podanie określonych danych jest wymagane przez Administratora tylko w przypadku, gdy jest to niezbędne dla powyższego celu, a brak podania takich danych skutkuje brakiem możliwości załatwienia sprawy. Podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit f RODO), polegający na prowadzeniu korespondencji kierowanej do niego w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Administrator przetwarza jedynie dane osobowe niezbędne dla sprawy, której dotyczy korespondencja. Całość korespondencji jest przechowywana w sposób zapewniający bezpieczeństwo zawartych w niej danych osobowych oraz innych informacji i jest ujawniana jedynie osobom upoważnionym. W przypadku gdy między Administratorem a osobą kontaktującą się istnieje już stosunek prawny, podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wykonania umowy/usługi (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).


 

 

Przetwarzanie danych osób kontaktujących się z BOLL (telefonicznie)

W przypadku kontaktowania się z Administratorem drogą telefoniczną, w sprawach niezwiązanych z zawartą umową lub świadczonymi usługami, możemy żądać podania danych osobowych tylko wówczas, gdy będzie to niezbędne do obsługi sprawy, której dotyczy kontakt. W takim wypadku brak podania danych będzie skutkować brakiem możliwości obsługi tej sprawy. Podstawą prawną jest w takim wypadku uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit f RODO), polegający na konieczności załatwienia zgłoszonej sprawy związanej z prowadzoną działalnością gospodarczą. W przypadku gdy między Administratorem a osobą kontaktująca istnieje już stosunek prawny, podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wykonania umowy o świadczenie usługi (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

 

Przetwarzanie danych kontrahentów - osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, osób reprezentujących kontrahenta, pracowników i współpracowników kontrahenta.

Administrator przetwarza dane osobowe kontrahentów - osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, osób reprezentujących kontrahenta, pracowników bądź współpracowników będących osobami kontaktowymi u kontrahenta w związku z wykonaniem umów oraz świadczeniem usług. Pani/a dane mogą być przetwarzane przez Administratora, w celu:

  • przygotowania, zawarcia lub wykonania umowy, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
  • dokumentowania poprawnej realizacji umowy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdzie prawnie uzasadnionym interesem jest ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami;
  • realizacji obowiązku prawnego polegającego na prowadzeniu dokumentacji księgowej, archiwizowaniu dokumentacji dotyczącej m.in. zawartych umów, dostaw, rozliczeń, reklamacji, dokumentacji księgowej, tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO (w związku m.in. z przepisami ustawy o rachunkowości oraz ordynacji podatkowej);
  • prowadzenia korespondencji w związku z prowadzoną działalnością Administratora (w bieżących sprawach biznesowych, w tym w sprawie wykonywania umów między Administratorem a Pani/a pracodawcą bądź podmiotem który reprezentujesz, przedstawiania ofert, składania/odbierania zamówień, odpowiadania na pytania), na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO, gdzie uzasadnionym interesem jest możliwości bieżącego kontaktu z naszymi kontrahentami oraz ich pracownikami i współpracownikami w sprawach biznesowych;
  • prowadzenia marketingu bezpośredniego towarów i usług Administratora, w tym przekazywaniu informacji na temat aktualnej oferty i zakresu działalności. Podstawą prawną przetwarzania, w zależności od wykorzystywanych narzędzi, jest prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na możliwości prowadzenia działań marketingowych i zwiększania sprzedaży bądź zgoda Pani/a (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

 

Przetwarzanie danych potencjalnych kontrahentów

Administrator danych może również gromadzić dane potencjalnych kontrahentów w celu:

  • tworzenia bazy potencjalnych kontrahentów, na podstawie prawnie usprawiedliwionego interesu art. 6 ust. 1 lit. f ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej RODO), gdzie prawnie usprawiedliwionym interesem jest rozszerzanie rynku zbytu (możemy zaplanować odwiedziny przedstawiciela handlowego w miejscu prowadzonej przez Ciebie działalności, możemy wysłać zapytanie dot. możliwości przesłania oferty handlowej),
  • prowadzenia marketingu bezpośredniego towarów i usług Administratora danych, w tym przekazywaniu informacji na temat aktualnej oferty i zakresu działalności. Podstawą prawną przetwarzania, w zależności od wykorzystywanych narzędzi, jest prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na możliwości prowadzenia działań marketingowych i zwiększania sprzedaży bądź Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

 

Przetwarzanie danych w innych przypadkach

W związku z prowadzoną działalnością, Administrator zbiera dane osobowe także w innych przypadkach – np. podczas spotkań biznesowych czy poprzez wymianę wizytówek – w celach związanych z nawiązywaniem i utrzymywaniem kontaktów biznesowych. Podanie takich danych jest dobrowolne. Podstawą prawną przetwarzania w tym przypadku jest uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na tworzeniu sieci kontaktów w związku z prowadzoną działalnością.

 

INFORMACJE, KTÓRE OTRZYMUJEMY Z INNYCH ŹRÓDEŁ

Jeśli dane osobowe nie zostały przekazane Administratorowi bezpośrednio przez Panią/a, Administrator pozyskał je od Pana/i pracodawcy lub od kontrahenta/współpracownika, którego Pan/i reprezentuje.

Jeśli nie jesteś naszym kontrahentem bądź pracownikiem, zleceniodawcą, współpracownikiem kontrahenta, z którym łączy nas relacja biznesowa, to Twoje dane mogły zostać pozyskane ze źródeł publicznie dostępnych, celem nawiązania kontaktu przez naszych przedstawicieli handlowych np. poprzez odwiedziny w miejscu prowadzonej przez Ciebie działalności gospodarczej bądź wysłanie zapytania dot. możliwości przesłania informacji handlowej.

 

OKRES PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Okres przetwarzania danych przez Administratora zależy od rodzaju świadczonej usługi i celu przetwarzania. W przypadku gdy podstawę przetwarzania stanowi niezbędność do zawarcia i wykonania umowy, dane będą przetwarzane do momentu jej zakończenia, a po tym czasie do czasu wygaśnięcia ew. roszczeń. Okres przetwarzania danych może także wynikać z przepisów prawa, w przypadku gdy stanowią one podstawę przetwarzania. W sytuacji gdy przetwarzanie danych odbywa się na podstawie uzasadnionego interesu Administratora – np. w celu prowadzenia korespondencji w związku z prowadzoną działalnością Administratora – dane przetwarzane są przez okres umożliwiający jego realizację lub do zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych. Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, dane przetwarzane są do jej wycofania. Okres przetwarzania danych może być dodatkowo przedłużony w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami, a po tym okresie, jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa.

 

UPRAWNIENIA ZWIĄZANE Z PRZETWARZANIEM DANYCH OSOBOWYCH

Osobom, których dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

  1. Prawo do dostępu do przechowywanych przez Administratora Pani/a danych osobowych.
  2. Prawo do skorygowania jakichkolwiek nieprawidłowych danych osobowych przechowywanych przez Administratora.
  3. Prawo do usunięcia jakichkolwiek informacji o Pani/u przechowywanych przez Administratora. Prawo to będzie mogło być wykonane np. w przypadku gdy:
  • nie będziemy już potrzebować Pani/a danych osobowych by osiągnąć cel, dla którego je zebraliśmy;
  • wycofasz swoją zgodę na przetwarzanie Pani/a danych osobowych;
  • sprzeciwisz się temu w jaki sposób przetwarzamy Pani/a dane osobowe. Zgodnie z art. 17 RODO istnieją jednak wyjątki od tego prawa (np. w przypadku gdy Administrator przetwarza Pani/a dane osobowe do celów ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń).
  1. Prawo do ograniczenia przetwarzania Pani/a danych osobowych przechowywanych przez Administratora. Prawo to ma zastosowanie np. w przypadku gdy:
  • nie zgadzasz się z poprawnością Pani/a danych osobowych przechowywanych przez Administratora,
  • nie potrzebujemy już przetwarzać Pani/a danych, lecz wolisz aby Administrator zamiast usunięcia danych ograniczył ich przetwarzanie,
  • nie potrzebujemy już przetwarzać Pani/a danych osobowych by osiągnąć cele, dla których je zebraliśmy, lecz są one Pani/u potrzebne w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych.
  1. Prawo do otrzymania danych osobowych, które nam dostarczyłeś/aś, w uporządkowanym, powszechnie używanym, oraz czytelnym dla maszyn formacie. Prawo to ma zastosowanie wtedy, gdy przetwarzanie jest oparte na zgodzie lub umowie (patrz powyżej) i przetwarzanie odbywa się w zautomatyzowany sposób.
  2. Prawo sprzeciwu wobec przetwarzania Pani/a danych osobowych w przyczyn związanych ze szczególną sytuacją, jeśli przetwarzamy dane osobowe w oparciu o nasz uzasadniony interes. W opisanym przypadku, w razie Pani/a sprzeciwu, będziemy musieli zaprzestać przetwarzania Pani/a danych, chyba że wykażemy istnienie istotnych, uzasadnionych podstaw dla przetwarzania, które to obiektywnie powinny mieć pierwszeństwo nad Pani/a interesami lub są niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (np. cele dowodowe, bądź w przypadku dochodzenia roszczeń). Prawo sprzeciwu przysługuje także w przypadku, gdy przetwarzanie dotyczy marketingu bezpośredniego (niezależnie czy podstawą prawną takiego przetwarzania jest zgoda czy uzasadniony interes Administratora). W każdym przypadku gdy przetwarzanie dotyczy marketingu bezpośredniego, Pani/a sprzeciw lub cofnięcie zgody w tym zakresie spowoduje, iż zaprzestaniemy przetwarzać Pani/a dane w tym celu.
  3. Prawo do wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych w dowolnym momencie, jeśli zgoda jest podstawą prawną przetwarzania danych.
  4.  Prawo wniesienia skargi do Urzędu Ochrony Danych Osobowych zajmującego się ochroną danych osobowych w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne przepisy dotyczące ochrony danych osobowych.

 

ODBIORCY DANYCH

W związku z realizacją usług dane osobowe będą mogą zostać ujawniane zewnętrznym podmiotom, w tym w szczególności:

  • dostawcom usług odpowiedzialnym za obsługę systemów informatycznych (w tym programistyczną), świadczenie usług hostingu;
  • podmiotom takim jak banki i operatorzy płatności w przypadku prowadzenia rozliczeń;
  • obsłudze prawnej;
  • operatorom pocztowym w związku z prowadzeniem korespondencji;
  • kurierom oraz podmiotom świadczącym usługi logistyczne w celu obsługi zamówienia;
  • ew. innym podmiotom świadczącym usługi na rzecz Administratora na podstawie stosownych umów.

Administrator może również przekazać klientowi detalicznemu, zainteresowanemu zakupem produktów BOLL, dane dystrybutora produktów BOLL tj. nazwa i adres, ew. ogólnodostępne dane kontaktowe.

Administrator może również udostępniać dane podmiotom uprawnionym do uzyskania danych na podstawie przepisów prawa.

 

PRZEKAZYWANIE DANYCH POZA EUROPEJSKI OBSZAR GOSPODARCZY

Poziom ochrony danych osobowych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG) różni się od tego zapewnianego przez prawo europejskie. Z tego powodu Administrator nie przekazuje dane osobowe poza EOG.

 

BEZPIECZEŃSTWO DANYCH OSOBOWYCH

Administrator dba o to, by operacje na danych osobowych były rejestrowane i dokonywane jedynie przez uprawnionych pracowników i współpracowników. Administrator podejmuje wszelkie niezbędne działania, by także jego podwykonawcy i inne podmioty współpracujące dawały gwarancję stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa w każdym przypadku, gdy przetwarzają dane osobowe na zlecenie Administratora.

 

DANE KONTAKTOWE

Kontakt z Administratorem jest możliwy pisemnie na adres Agencja Handlowa ,,BOLL” Wojciech Dalewski Spółka jawna z siedzibą w Zielonej Górze przy ul. Chemicznej 3, 65-713 Zielona Góra bądź pod adresem e-mail boll@boll.com.pl

 

INSPEKTOR OCHRONY DANYCH

W imieniu Administratora danych sferę przetwarzania danych osobowych nadzoruje Inspektor ochrony danych, z którym można kontaktować się pod adresem email: rodo@boll.pl bądź kierując korespondencję na adres: Agencja Handlowa "BOLL" Wojciech Dalewski Spółka Jawna, ul. Chemiczna 3, 65-713  Zielona Góra z dopiskiem „Inspektor ochrony danych”. 

 

ZMIANY INFORMACJI DOT. OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

Informacje dot. ODO są na bieżąco weryfikowane i w razie potrzeby aktualizowane. Ostatnia aktualizacja została przyjęta i obowiązuje od 10 kwietnia 2019r.

Informacja o plikach cookies

Ten serwis wykorzystuje pliki cookies, które są zapisywane na Twoim komputerze. Technologia ta jest wykorzystywana w celach funkcjonalnych, statystycznych i reklamowych. Zapisywanie cookies można w każdej chwili zablokować. Więcej informacji znajdziesz w Polityka prywatności plików cookies.

AkceptujęZamknij
YouTubeFacebook